Questions fréquemment posées
Questions fréquemment posées Click & Post
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Sécurité
Général
De quoi ai-je besoin pour utiliser l’application Click&Post ?
Un ordinateur avec une connexion à internet, un document à imprimer (Word, PDF, XLS ou TIFF) et des adresses (XLS, CSV ou bien un des multiples formats de base de données acceptés par Microsoft Office, si l’on utilise Word pour réaliser sa fusion d’adresses). Adobe Reader (PDF) est utile pour pouvoir prévisualiser le document avant impression.
Que dois-je faire pour utiliser Click & Post ?
Pour commencer � envoyer vos documents avec Click & Post, il vous faut un compte d'utilisateur ( nom d'utilisateur et mot de passe )? Contactez-nous pour plus d'informations.
Qui peut utiliser Click & Post ?
Le service est accessible aux professionnels et aux personnes morales. Le service n'est pas accessible aux consommateurs.
Reçoit-on systématiquement une facture ?
Oui. Les factures sont envoy�es au d�but du mois suivant le mois durant lequel le service a �t� fourni.
Puis-je utiliser Click & Post sans être à mon bureau ?
Oui. Le site de Click & Post est accessible depuis le monde entier à l'aide de vos codes d'accès.
Quel est le coût des services de Click & Post ?
Avec Click & Post, vous ne payez que ce que vous consommez. Contactez-nous pour une offre sans engagement.
Proposez-vous des tarifs spéciaux pour les organismes à but non lucratif ou les universités ?
Non, pas pour le moment.
Combien de temps faut-il pour installer Click & Post ?
2 minutes. C'est le temps qu'il vous faudra pour installer l'imprimante virtuelle Click & Post. C'est le seul élément à installer sur votre poste de travail, tout le reste de l'opération se faisant en connexion directe et sécurisée sur notre plateforme.
Faut-il une connexion ADSL pour utiliser Click & Post ?
C'est conseillé sans être indispensable. En effet, vous allez soumettre des documents à notre plateforme via Internet et ces documents, surtout s'ils comportent des images, peuvent parfois représenter des volumes de données trop importants pour une connexion Internet normale.
Quels sont les navigateurs Internet compatibles ?
Nous supportons les navigateurs Internet les plus courants.
Les services Click & Post sont-ils utilisables depuis un Mac ?
L’imprimante virtuelle ne peut pas être installée sur un Mac. Vous ne pouvez donc pas envoyer de mailing depuis Word. Vous pouvez néanmoins réaliser l’envoi de courrier directement depuis la plate-forme en ligne Click & Post.
Y a-t-il une limite de temps pour utiliser son compte Click & Post ?
Il n’y a pas de limite de temps (reconduction annuelle tacite).
Quels sont les horaires de disponibilité du service?
Notre service est ouvert 7j/7, 24h/24. Toutefois, le travail de production et le support technique sont disponibles durant les horaires d'ouverture de nos bureaux.
Combien de temps cela prend-il de traiter et de remettre mon courrier aux destinataires?
Le délai de livraison dépend de la formule d'affranchissement choisie.
- Prior national et Recommandésoumis avant 12:00 : J+1
- Prior national et Recommandé soumis après 12:00 : J+2
- Tarif préférentiel : J+3
- Prior international : En fonction du pays de destination de vos envois
Puis-je annuler une soumission de courrier?
Oui, sous certaines conditions. Si un courrier n'est pas en cours de traitement ou qu'il n'est pas encore traité par le centre de production Click & Post, vous pouvez supprimer le travail ou message correspondant depuis Click & Post Manager. Dans ce cas-là, les travaux ou messages annulés dans Click & Post Manager ne sont pas facturés. Consultez l'aide en ligne pour plus d'informations à ce sujet.
Combien de temps mes documents sont-ils stockés sur le serveur Click & Post ?
Nous garantissons que les documents restent gratuitement sur le serveur pendant une durée de 60 jours. Ensuite les documents peuvent être supprimés afin de libérer de la place. Nous conseillons donc au client de downloader ses documents d’impression afin de conserver une copie sur son propre PC.
top ^Courrier
Puis-je signer mes courriers ?
Oui. Il vous suffit pour cela de numériser votre signature et de l'insérer dans votre document. Il ne s’agira cependant pas d’une signature manuscrite.
Dans quels délais mes courriers sont-ils remis à bPost ?
Les courriers validés par notre plateforme seront remis en poste dans un délai de 24 heures ou le jour même pour certains types de courrier.
Est-ce que Click & Post peut imprimer mes courriers sur mon papier à en-tête, peut-on personnaliser les enveloppes, peut-on insérer des brochures, flyers ou catalogues ?
Non. Afin de proposer des tarifs compétitifs, la plateforme de production Click & Post offre un nombre limité d'options : enveloppe blanche à fenêtre double C4, C5 ou format américain, papier 80 ou 90 gr/m² blanc, impression noir et blanc ou couleur, option recto verso et différents types d'affranchissement.
Sachant qu’il est possible de faire imprimer d’autres fichiers en même temps que votre lettre, vous pouvez néanmoins annexer un flyer ou un coupon-réponse, à imprimer en même temps que votre lettre.
Est-il possible d’avoir un autre type d’enveloppe ? Un autre format ?
Une autre couleur ? Une autre qualité de papier ?
Non, il n’est pas possible de modifier ces paramètres car le système est fortement automatisé, pour des raisons de maîtrise des coûts.
Il existe 3 formats d’enveloppe (US-C4-C5) de couleur blanche à double fenêtre.
Le papier imprimé est également toujours blanc et de même qualité (semi-glossy, 90 gr/m² pour l'impression couleur ou 80 gr/m² pour l'impression noir & blanc).
Est-il possible d’avoir uniquement le logo en couleur et le reste du document en noir et blanc?
Le choix se fait sur tout le document, soit en couleur soit en noir et blanc. Il est donc impossible d’avoir le logo en couleur et le reste du document en noir et blanc. Ceci s’explique par le fait que l’on utilise la technique d’impression digitale (1 seul passage d’impression, contrairement aux techniques comme l’offset).
Combien de pages maximum peuvent être envoyés par enveloppe ?
Via Click & Post, vous pouvez envoyer jusqu’à :
- 6 feuilles A4 (= 6 pages recto ou 12 pages recto-verso) dans une enveloppe format US Letter,
- 8 feuilles A4 (= 8 pages recto ou 16 pages recto-verso ) dans une enveloppe format C5 ou,
- 25 feuilles A4 (= 25 pages recto ou 50 pages recto-verso) en enveloppe C4.
J’ai chargé un document Word à envoyer, mais un message d’erreur me signale que le document n’a pas le bon format. Quel est le problème ?
Il arrive que, selon la version de Word que vous utilisez (p.ex. version anglaise), les documents que vous voulez imprimer n’aient pas le format A4 requis. Pour ce faire :
- Vous devez définir le format du document comme A4 : cliquez sur File/Page Setup/Paper Size/A4.
- Si vous utilisez le pilote d’impression Click & Post, veuillez également vérifier la configuration par défaut du pilote d’impression. Cliquez sur Print/(choix de l’imprimante Click & Post)/Properties/Advanced/Paper output/Paper size : A4.
Je voudrais mettre à disposition de mes concessionnaires, agents, etc. un modèle de lettre qu’ils pourraient envoyer eux-mêmes à leurs propres clients locaux mais je crains qu’ils modifient des éléments non souhaités. Y a-t-il une solution ?
Oui. Séparez votre mailing en 2 éléments, à savoir un fond-de-page et le document modifiable : uploadez sur la plate-forme un fond-de-page comprenant votre logo, en-tête ou tout autre élément non modifiable. N’envoyez aux concessionnaires que le document modifiable par eux. Après soumission de leur document, il leur suffira de sélectionner le fond-de-page en question, comprenant votre logo et tout autre élément non modifiable, lors du choix des Options.
En outre, pour vous assurer du résultat, vous pouvez également exiger votre approbation formelle via l’application. Cette fonctionnalité est également activable par vos concessionnaires depuis l’écran Options. Un e-mail contenant un URL cliquable vous préviendra que l’on requiert votre approbation.
Dois-je séparer mes envois internationaux de mes envois nationaux ?
Non, ce n’est pas nécessaire (sauf pour le recommandé international qu’il n’est pas possible d’envoyer via cette plate-forme. Voir ici).
Pour cela, il suffit que le pays soit repris dans votre fichier d’adresses ou dans votre fusion - publipostage:
- en lettres CAPITALES
- en langue française, néerlandaise, allemande ou anglaise (les noms de pays en langue vernaculaire risquent de ne pas être reconnus par le système).
Ma société n’est pas belge. Puis-je utiliser Click & Post ?
Toute société ou organisme disposant d’une adresse physique en Belgique peut utiliser ce système.
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Puis-je envoyer un recommandé international ?
Non. Pour l’instant, Click & Post ne permet l’envoi de recommandés que vers une adresse de destination en Belgique.
Quelle est la valeur légale d’un recommandé envoyé via Click & Post ?
Un recommand� envoy� via Click & Post a la m�me valeur qu’un recommand� papier traditionnel, en ce sens que Click & Post n’est qu’un intermédiaire d’impression du document et de remise à bPost. bPost prend en charge l’envoi, tout comme elle le ferait avec un envoi que vous déposeriez dans un bureau de Poste. Dans certains cas (limités), la loi exige que le recommandé soit signé de la main de l’expéditeur. Dans ces cas, le recommandé envoyé via Click&Post ne répond pas aux exigences légales.
Quand mon recommandé sera-t-il expédié ?
Tout envoi recommandé soumis à Click & Post avant midi (jour ouvrable), est imprimé, mis sous pli, affranchi et déposé par
Click & Post à bPost le jour même. bPost distribue l’envoi le lendemain.
Si vous le déposez sur Click & Post après 12h00, il sera traité par
Click & Post et déposé à bPost au plus tard le jour ouvrable suivant.
Comment prouver que ma lettre recommandée a bien été envoyée ?
- 1) utilisez l’Avis de Réception retourné par bPost et signé par le destinataire (si vous avez demandé ce service)
- 2) à l'issue de l'envoi de votre recommandé, un récapitulatif de l’envoi est mis à votre disposition dans le suivi en ligne de vos dépôts (en cliquant sur le courrier dans la rubrique « messages ») ou via le lien envoyé à votre adresse de messagerie électronique. Ce récapitulatif reste accessible durant 60 jours dans votre interface. Vous pouvez l’imprimer. Il reprend notamment la date de soumission du document, la date de dépôt à bPost par Click & Post, les coordonnées du destinataire et le numéro du recommandé à bPost.
- 3) pour accéder plus longtemps à vos récapitulatifs d’envois, nous vous conseillons de sauvegarder localement les historiques et détails de vos envois. Des rapports de sauvegarde automatiques peuvent être facilement programmés.
Si vous n’avez pas conservé votre récapitulatif et que vous avez besoin de prouver l’envoi d’un recommandé, Click & Post peut vous fournir, sur demande, une copie du récépissé de dépôt à bPost (service payant).
Comment puis-je suivre le statut de distribution de mon recommandé ?
Lorsque vous envoyez un recommandé, Click & Post insère automatiquement un code à barres qui sera utilisé par bPost et son système de suivi des envois. Ce numéro vous est communiqué pour chaque envoi dans votre interface utilisateur. Pour connaître le statut de distribution par bPost, il suffit de vous connecter sur www.laposte.be/track et d’encoder le numéro du code à barres. Ou de simplement cliquer sur le lien depuis votre compte Click & Post.
Comment être certain que le destinataire a bien reçu mon courrier ?
Lors de l'envoi, choisissez l'option Avis de Réception. Ce document vous sera renvoyé par bPost après la remise du recommandé, et comporte la date de remise, les coordonnées du destinataire et sa signature.
Qui conserve la preuve de dépôt du recommandé délivrée par bPost ?
Après avoir imprimé, mis sous pli et affranchi votre recommandé,
Click & Post le d�pose � bPost qui valide un r�c�piss� de d�p�t. Ce
document est conserv� par Click & Post pendant 3 ans.
Ce récépissé n’est pas nécessaire pour introduire une plainte éventuelle à
bPost sur la distribution de votre envoi : seul le numéro du code à barres, la date de dépôt et la destination sont nécessaires. Si
bPost vous réclame une copie du récépissé papier dans le cadre d’une procédure d’indemnisation,
Click & Post pourra vous la fournir.
Mon recommandé n’a pas pu être remis au destinataire (erreur adresse, refus, non réclamation…). Est-il réexpédié ?
Si l’envoi ne peut être remis par bPost au destinataire, bPost le renvoie à l’expéditeur, conformément à ses conditions générales. Vous recevrez donc l’envoi de retour, en recommandé. L’envoi n’est pas réexpédié chez Click & Post. Il est obligatoire d’indiquer une adresse de retour lorsque vous envoyez un recommandé.
Mon recommandé n’est pas arrivé à destination. Que puis-je faire ?
Vous devez alors introduire une demande de recherche à bPost (dans les 12 mois suivant le dépôt). Appelez le service client bPost (022/012345) ou bien remplissez le formulaire sur le site Internet de bPost (rubrique service clients). Attention, le numéro de code à barres du recommandé, la date de dépôt et la destination sont nécessaires pour toute introduction de plainte.
Je suis une administration. Puis-je envoyer des RP via Click & Post ?
Click & Post ne permet pas l’envoi de « RP » (recommandés réservés aux administrations). Si vous êtes une administration, vous pouvez utiliser l’application, mais seul le tarif des recommandés est disponible.
top ^Inscription
Comment puis-je m’inscrire ?
Vous pouvez signer un contrat entreprise, moyennant certaines conditions. Contactez-nous pour une offre sans engagement.
top ^Utilisation
Comment savoir où insérer l'adresse sur mon courrier?
Utilisez nos modèles de courrier. Ce sont des documents Microsoft Word qui contiennent un cadre délimitant la zone d'adresse. Vous ne pouvez pas laisser le cadre dans le document, sinon il apparaîtra à l'impression. Consultez nos mod�les de courrier Click & Post pour obtenir plus d'information quant à la mise en forme de vos courriers.
Puis-je changer la police de caractères utilisée dans mon bloc adresse sur mon courrier?
Non. Ceci fait partie du service Click & Post et ne peut être personnalisé.
Lors de la prévisualisation d'un courrier, j'obtiens une erreur me signalant que mon document n'est pas au bon format. Que dois-je faire?
Vous n'utilisez probablement pas le bon format de document. Vous devez utiliser le format A4.
Vérifiez le format (en Word, via File > Page Setup > Paper) et convertissez votre document au format A4.
Puis-je utiliser n’importe quelle police de caractères dans mon document ?
Avec les formats PDF (avec incorporation de la police de caractère) et TIFF, oui. Avec les formats DOC et XLS, il vaut mieux se limiter aux polices de caract�re standard de Microsoft Office ou se reporter � la liste exhaustive des polices de caract�re, � trouver dans l’aide en ligne.
A quoi servent les modèles (templates) MS-Word que vous proposez sur ce site ?
Les modèles que nous vous mettons à disposition ont 2 objectifs :
- Vous aider à bien positionner le pavé d’adresse et le pavé d’identification (logo, URL, n° téléphone).
- Vous donner un exemple à utiliser tel quel ou à modifier à votre convenance.
Ces exemples ont été rédigés, pour vous, avec des professionnels du courrier commercial.
Où trouver ces modèles ?
Les modèles sont disponibles ici.
top ^Sécurité
J'ai oublié mon mot de passe, que dois-je faire?
Sur la page d'identification, cliquez sur "Mot de passe oublié ?". Un e-mail vous sera envoyé avec votre mot de passe à l'adresse e-mail inscrite dans vos informations personnelles.
Mon identifiant et mon mot de passe sont corrects, mais je suis constamment redirigé sur la page d'identification, que dois-je faire?
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Les transferts de fichiers sont-ils sécurisés ?
Tous les fichiers sont transférés par HTTPS. Les transferts bénéficient donc d'une encryption SSL 128 bits, considérée comme la plus sûre du marché. C'est la norme utilisée pour les transferts bancaires.
Mes données sont-elles bien protégées ? Où sont stockées les données ?
La plateforme de serveurs supportant Click & Post est hébergée dans un Data Center, surveillée 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Les baies des serveurs sécurisés sont contrôlées en température, pression, humidité, bénéficient d'une infrastructure électrique avec générateur de secours et des mesures anti-incendie performantes.
Que deviennent mes documents une fois envoyés par Click & Post ?
Les documents sont conservés sur nos serveurs sécurisés pendant 60 jours. Durant cette période, ils vous sont accessibles en ligne à tout moment.
Certains de mes collaborateurs vont aussi utiliser Click & Post. Comment m’assurer qu’ils n’abusent pas de votre service ?
Vous pouvez leur demander de requérir votre approbation préalable, avant l’impression des documents. Cette demande d’approbation se fait via la plate-forme, à l’écran du choix des Options.
Vous pouvez également vérifier le contenu, le destinataire et l’expéditeur de chaque document durant une période de 2 mois après l’envoi. Vous pouvez également programmer et vous faire envoyer automatiquement un rapport reprenant tous les détails concernant les envois effectués depuis le compte de votre société.